Relatorios

Relatórios

Quando se pretende apresentar informações de um modo profissional e com uma boa apresentação utilizam-se os relatórios. Num relatório tem-se mais controlo sobre a forma como a informação é exibida. Num relatório pode-se incluir totais e sub-totais daas várias parcelas.

À semelhança dos formulários num relatório também se utilizam campos de tabelas ou de pesquisas. Também se podem incluir gráficos mas não se pode editar os dados com os relatórios.

Os relatórios baseados em pesquisas permitem mostar o resultado dessas pesquisas de um modo gráfico.

Abrir um relatório

Para abrir um relatório faz-se:

Carrega-se no botão dos relatórios.
Selecciona-se o relatório a ser aberto.
Carrega-se no botão PREVIEW.

Alterar relatórios

Para se alterar relatórios faz-se:

Selecciona-se o relatório a ser alterado.
Carrega-se no botão DESIGN.

Zonas do relatório:

Report Header – Cabeçalho do relatório – Coloca-se nesta zona informação como o título, a data ou resumos sobre a informação contida no relatório. serve para fazer uma capa para o relatório.
Report Footer – Fim do relatório – Tem a mesma função que o cabeçalho.
Page Header – Cabeçalho da página – Coloca-se nesta zona informação como os cabeçalhos das colunas ou numeração das páginas.
Page Footer – Fim da página – Tem a mesma função que o cabeçalho.
Group Header – Cabeçalho do grupo – Coloca-se nesta zona informação como o nome do grupo, ou totais de grupo. Esta opção só surge se se agrupar os dados com o botão SORTING AND GROUPING DATA.
Group Footer – Fim do grupo – Tem a mesma função que o cabeçalho.
Detail – Detalhe – Os dados que criam o corpo principal do relatório e que são tirados a partir dos campos de uma tabela ou de uma pesquisa.

Acrescentar controlos

Um controlo é um objecto gráfico, como por exemplo, uma caixa de texto, uma moldura de um objecto, um rectângulo ou um botão de comandos que se coloca num formulário ou num relatório para mostrar dados, efectuar uma acção ou decorar o relatório ou formulário.

Um controlo pode ser:

ligado – está relacionado a um campo específico.
desligado – não está relacionado com um campo ou expressão. Utilzam-se para mostrar texto informativo ou gráficos e imagens de outras aplicações.
calculado – mostra valores calculados a partir de dados de um ou mais campos pertencentes a tabelas, pesquisas ou outros controlos

Acrescentar um controlo desligado

Os passos para tal são:

Certificar-se que a TOOLBOX está visível. se não estiver executar o comando VIEW TOOLBOX.
Se necessário reposicionar a TOOLBOX numa parte onde não “atrapalhe”.
Verificar que existe espaço para colocar o controlo. Caso não exista deslocar o cursor do rato para as margens da zona onde se pretende colocar o controlo até ele assumir a forma duma seta dupla e então aumentar o tamanho da zona.
Carregar na TOOLBOX no ícone correspondente ao tipo de controlo a criar.
Colocar texto caso seja necessário incluilo no controlo.

Acrescentar um controlo ligado

Os passos para tal são:

Certificar-se que a lista de campos está visível. Se não estiver executar o comando VIEW FIELD LIST.
Carregar no nome do campo que se deseja colocar e arrastar esse campo para a posição onde se quer ter o controlo. Neste caso surgem duas caixas: uma com o nome do campo e outro onde surge o valor do campo. Na primeira caixa é possível alterar o texto que surge.

Criação rápida de relatórios

Da mesma forma que com os formulários também se podem criar rapidamente relatórios. Para tal vai-se utilizar o REPORT WIZARDS. Os passos para criar um relatório são:

Carregar no botão dos relatórios.
Carregar no botão NEW.
Seleccionar a tabela ou a pesquisa a partir da qual se pretende criar o relatório.
Carregar no botão REPORT WIZARDS.
Seleccionar o tipo de relatório a criar.
Carregar em OK.
Indicar os campos pretendidos.
Carregar em NEXT.
Escolher o campo pelo qual se pretende ordenar os dados.
Carregar em NEXT.
Escolher o tipo de apresentação pretendido.
Carregar em NEXT.
Carregar no botão PRINT PREVIEW ou DESIGN.

De notar que para tipos diferentes de relatórios os ecrãs que surgem diferem e pode haver mais alguns passos intermédios.

Impressão de relatórios

Após se ter criado os relatórios para os imprimir basta executar o comando FILE PRINT.

O comando FILE PRINT PREVIEW permite prever como vai ficar o relatório quando impresso.

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