Access

Introdução ao Access

Este capítulo faz a introdução aos conceitos de base de dados e modelação de dados. Se pretende ver outros conceitos passe para a página correspondente. Uma base de dados é um conjunto de informações que são um modelo de situações reais. Uma base de dados costuma referir-se a um conjunto de listas as quais permitem modelizar um conjunto de informação. Uma listas de telefones ou de compras é a forma mais simples que uma base de dados pode assumir.

As vantagens da colocação em base de dados de um arquivo manual são:

• Pesquisa de dados instântanea ou em segundos.
• Múltiplas ordenações e pesquisas complexas por vários campos.
• Menor custo e menor ocupação de espaço: num CD cabem cerca de 20 mil páginas digitalizadas ou o conteúdo de 300 mil páginas de texto.
• Possibilidade de consulta e actualização simultânea por diversos utilizadores em pontos diferentes.

O Microsoft Access deverá ser actualmente a base de dados mais difundida a nível de computadores pessoais. Para sistemas mais complexos existe o Microsoft SQL Server entre outros. De salientar que existem igualmente bases de dados SQL de utilização “gratuita” pelo que hoje em dia já é possível usar bases de dados sem ter que as pagar.

O termo SQL (Structred Query Language) significa Linguagem estruturada para pesquisas sendo um standard que é mais ou menos respeitado por diversas bases de dados. Os conceitos standard de SQL são independentes da base de dados havendo no entanto algumas variações entre si, nomeadamente no Access. Se quiser pode passar directamente para a apresentação do Microsoft Access e saltar os próximos pontos. 

Análise do problema

O primeiro passo é saber qual é o problema que se está a tratar e quais são as interacções que se pretendem melhorar.

Um analista de negócio costuma fazer os seguintes passos:

• Levantamento do processo actual com identificação das métricas e sub processos relevantes.
• Redesenho do processo actual com eliminação de passos sem valor acrescentado.
• Selecção dos passos passíveis de serem melhorados através de alterações aos sistemas de informação.
• Identificação de áreas que podem ser afectadas pelas alterações dos sistemas de informação.

Nestes passos é importante o envolvimento dos responsáveis pela actividade que irá ser afectada pois são as pessoas que sabem quais as principais dificuldades sentidas. Um bom analista contribuirá com a informação sobre quais as funcionalidades que são mais ou menos difíceis de implementar com a ajuda de sistemas de informação. Pode aceder aqui a um programa feito em Access que facilita o desenho automático de fluxogramas no levantamento de processos.

Análise de dados

Se só pensa utilizar bases de dados já criadas por outros poderá saltar este capítulo. A análise de dados é o que permite definir a forma como os seus dados vão ser distribuidos em vários conjuntos e quais as relações entre os mesmos.

A análise de dados pode ser efectuada em 4 passos:

• Recolha e normalização de dados. Os dados são recolhidos e agrupados em pequenos grupos lógicos chamados entidades os quais serão tão independentes quanto possível.
• Diagramas entidade – associação. Associar as entidades que estão associadas a outras através de diagramas.
• Análise de transações. Determinação do fluxo dos dados, utilização dos dados e do local de introdução dos vários dados. Este tópico transcende o âmbito deste manual.
• Modelação dos dados. Desenho da estrutura física e lógica dos dados tendo em conta o desempenho do computador. Este tópico transcende o âmbito deste manual.

Recolha e normalização de dados

A primeira tarefa é agrupar os dados recolhidos. Este agrupamento será feito de uma forma normalizada pelo que antes de mais é necessário definir alguns termos.

• Entidade – Algo que se identifica através de um nome ou de uma descrição. Uma pessoa, um livro ou um pagamento podem ser exemplos.
• Atributo – É uma característica da entidade. Estes atributos podem ser comuns a várias entidades. Um exemplo é a data de factura.
• Elemento, dado ou campo – Um nome dado ao atributo no sistema do computador que representa o atributo. No caso anterior poderia ser DATA_FACT.
• Identificadores – Um ou mais campos que definem uma entidade de uma forma única. Por exemplo, pode ser o número da factura.
• Índice – Um identificador que pode ser utilizado para ordenar os dados, ou seja todos os valores que toma são únicos.
• Chave Primária – O campo que serve de índice e de identificador principal de uma entidade.
• Chave estrangeira – Um campo que é um atributo de uma entidade sendo simultâneamente uma chave primária doutra entidade.
• Relacionamento – Um tipo de associação entre duas unidades de dados. Os tipos de relacionamento podem ser um para muitos, muitos para muitos e um para um.

Após estar definido o vocabulário necessita-se de agrupar as relações e normaliza-las.

Para tal vamos pegar num documento que contenha dados e vamos analisa-lo da seguinte forma:

• Dar um nome ao documento.
• Descobrir índices existentes.
• Listar os campos existentes..

Repete-se o processo para todos os documentos. O processo de normalização permite reduzir o impacto de futuras alterações a base de dados.

O primeiro passo é:

Os grupos repetidos retiram-se para uma nova entidade.

A nova entidade terá um chave primária composta pela chave primária anterior e outro índice. No caso de uma factura as linhas correspondentes a cada produto formarão outra entidade (por exemplo, chamada artigos).

O segundo passo é:

Atributos que só dependam só da chave primária retiram-se para uma nova entidade.

No caso anterior cada artigo terá associado a si um preço, logo ao manter uma lista dos artigos e respectivos preços evita-se ter que repetir essa informação em todas as facturas.

O terceiro passo é:

Atributos que dependam somente doutro índice dentro de uma entidade retiram-se para uma nova entidade.

O exemplo no caso de uma factura será as informações relativas ao cliente as quais dependem só do número de cliente. Este é um exemplo de uma chave estrangeira.

Com estes passos será possível assegurar mais facilmente a coerência dos dados que vier a introduzir. É possível levar a normalização um pouco mais para lá disto mas se respeitar este nível já estará a fazer um bom trabalho.

No caso de sistemas muito complexos ou onde a rapidez de acesso aos dados é muito importante poderá fazer-se um processo de desnormalização de dados mas este tipo de abordagem não costuma ser utilizado a nível de bases de dados em Access.

Diagramas entidade – associação

Após ter normalizado os dados necessita de relacionar os dados. Esta relação pode ser dos seguintes tipos:

• Muitos para muitos

Existem muitos produtos e muitas facturas.

• Um para muitos

Um cliente pode corresponder a várias facturas.

• Um para um.

Uma factura só pode corresponder a um cliente.

As relações muitos para muitos são habitualmente divididas em duas relações um para muitos. Isto é conseguido através da criação de uma terceira entidade. No caso de facturas cria-se uma entidade item do produto. Com esta entidade tem-se que uma factura tem vários itens e um produto pode surgir em vários itens de várias facturas.

O Microsoft Access

O Access é um sistema de bases de dados relacionais gráfico. O Access é poderoso e fléxivel permitindo guardar os dados conforme desejado e definir relações entre os dados.

O Access foi desenvolvido tendo em atenção o utilizador final e tenta fazer com que seja muito fácil criar e desenhar bases de dados até por pessoas com pouca experiência. Todas os dados no Access são manipulados através de objectos. Um objecto é uma unidade identificável que pode ser manipulada e seleccionada. Exemplos de objectos são tabelas, ecrãns de entrada, relatórios, controlos, imagens, gráficos, caixas de diálogo e documentos criados por outras aplicações.

Como entrar e sair do Access

Para entrar no Access basta fazer um duplo clic no ícone do ACCESS.

Para sair do Access executar-se o comando FILE EXIT ou carrega-se em ALT+F4.

Como criar uma nova base de dados

Quando se entra no Access só existe o menu FILE. Para trabalhar com os nossos dados necessitamos de criar uma nova base de dados da seguinte forma:

• Executa-se o comando FILE NEW DATABASE.
• Na caixa de diálogo que surge indica-se o nome da base de dados a criar.
• Carrega-se em OK.

Como usar uma base de dados criada anteriormente

Para usar uma base de dados criado anteriormente faz-se:

No caso de ser uma das últimas bases de dados utilizadas executa-se o comando FILE e indica-se o número correspondente à base de dados. Para indicar uma qualquer base de dados executa-se o comando FILE OPEN DATABASE e na caixa de diálogo que surge indica-se o nome da base de dados.

A janela da base de dados

Após ter criado ou aberto uma base de dados surgem mais opções nos menus e surge também um quadro com o aspecto que se apresenta ao lado.Esta caixa vai ser o centro a partir do qual se vai efectuar as operações sobre a base de dados. Os 3 botões de cima são os botões de comando e permitem criar novas entidades do tipo indicado, abrir uma entidade do tipo indicado ou altera-la.

Os 7 botões ao alto são os botões de objectos e correspondem aos objectos mais comuns de uma base de dados.

Carregando em cada um deles vê-se uma lista dos objectos desse tipo existentes na base de dados.

Os objectos a que correspondem os vários botões são:

• Tabelas – As tabelas contém dados acerca de um tópico específico. Por exemplo, acerca de formandos ou sobre livros.
• (Query) – Pesquisas – As pesquisas consistem em perguntas que se efectuam sobre a base de dados. Por exemplo, pode-se reunir informação acerca dos formandos de cursos de secretariado.
• (Form) – Formulários ou Ecrãs de entrada – São criados para editar a informação na base de dados.
• (Report) – Relatórios – Servem para imprimir informação a partir da base de dados.
• Páginas – Permitem criar um interface Web para a base de dados.
• Macros – Conjunto de acções que permite automatizar certas tarefas na base de dados.
• Módulos – Programas escritos em Microsoft Access Basic os quais tem mais possibilidades que as macros.